Deskripsi Jabatan: Sekretaris adalah pengurus yang bertanggung jawab pada aspek administrasi dan kesekretariatan KIM. Posisi ini vital karena mengelola dokumentasi, surat-menyurat, dan koordinasi komunikasi internal organisasi. Sekretaris KIM Desa Kapul dipilih dari anggota yang cakap dalam tata kelola administrasi dan memiliki ketelitian tinggi. Ia berperan sebagai pusat informasi internal, pengatur agenda, sekaligus memory organisasi.

Tugas:

• Mengelola administrasi kesekretariatan KIM sehari-hari. Ini mencakup pengetikan surat, pengarsipan dokumen, pendataan kegiatan, hingga penyimpanan buku-buku administrasi organisasi. Sekretaris harus membuka, menindaklanjuti, dan menyimpan surat masuk/keluar dengan rapi. Ia juga yang menyusun laporan rutin (bulanan/tahunan) tentang aktivitas KIM untuk dilaporkan ke pengurus atau Pembina.

• Melakukan inventarisasi pengurus dan anggota KIM. Sekretaris bertugas mendata struktur kepengurusan, daftar anggota beserta profil singkatnya, serta memperbarui data keanggotaan secara berkala. Dengan demikian, setiap perubahan (misal ada anggota baru atau pengurus yang diganti) akan terdokumentasi jelas.

• Mengelola inventaris kekayaan organisasi. Semua aset milik KIM (peralatan, perlengkapan, dana kas sementara, dsb) didaftar oleh Sekretaris. Ia mencatat apa saja barang milik KIM, sumbernya, siapa penanggungjawabnya, serta kondisi mutakhirnya. Inventaris ini penting untuk akuntabilitas dan agar aset KIM tidak tercecer/hilang.

• Menyusun notulen rapat pada setiap Rapat Anggota maupun Rapat Pengurus, serta membacakannya bila diperlukan. Sekretaris harus hadir di setiap rapat untuk mencatat jalannya diskusi dan keputusan-keputusan yang diambil. Notulen tersebut kemudian didokumentasikan dan diedarkan kepada pihak terkait sebagai bahan tindak lanjut. Notulen yang baik menjamin transparansi keputusan organisasi.

Tanggung Jawab:

• Keteraturan administrasi dan dokumentasi. Sekretaris bertanggung jawab menjaga agar seluruh dokumen KIM lengkap dan tertata. Ini termasuk konstitusi (AD/ART), SK pengurus, buku notulen, surat keluar-masuk, proposal, laporan pertanggungjawaban, dll. Apabila suatu saat diperlukan, dokumen tersebut mudah ditemukan dan menjadi bukti kinerja KIM.

• Kelancaran komunikasi internal. Sekretaris memastikan informasi dari Ketua/Pengurus dapat tersampaikan ke semua anggota, dan sebaliknya aspirasi anggota tersalurkan ke pengurus. Ia mengurusi penyampaian undangan rapat, pemberitahuan kegiatan, maupun sharing informasi sehari-hari (misal melalui grup WhatsApp KIM).

• Penjagaan rahasia organisasi. Sekretaris seringkali menangani data-data sensitif (misal surat penting, data pribadi anggota, atau risalah rapat internal). Ia bertanggung jawab menjaga kerahasiaan sesuai arahan Ketua. Hanya informasi yang memang untuk publik yang boleh dibagikan keluar.

• Pelaporan administrasi kepada Pembina/Pelindung. Bersama Ketua, Sekretaris bertanggung jawab menyusun laporan lengkap KIM untuk disampaikan ke pemerintah desa atau dinas terkait. Laporan ini mencakup kegiatan, anggota, output informasi yang dihasilkan, hingga kendala administrasi. Mutu laporan yang disusun Sekretaris mencerminkan akuntabilitas KIM di mata pembina.

Wewenang:

• Mengatur tata laksana surat-menyurat. Sekretaris diberi wewenang oleh Ketua untuk menyiapkan draf surat dan mengedarkannya. Ia bisa langsung meminta para pihak (misal Seksi Humas) mengirim undangan atau publikasi setelah surat ditandatangani Ketua. Dalam batas tertentu, Sekretaris juga dapat menandatangani surat rutin yang sifatnya administratif (atas nama Ketua) bila diotorisasi.

• Meminta data/informasi dari pengurus lain. Untuk melengkapi administrasi, Sekretaris berwenang meminta Ketua Seksi menyetor laporan kegiatan bidangnya, atau meminta Bendahara menyediakan data keuangan tertentu. Para pengurus wajib kooperatif karena Sekretaris bertindak atas kepentingan organisasi.

• Mengatur jadwal kegiatan organisasi. Sekretaris, bersama Ketua, punya wewenang menyusun kalender kegiatan tahunan dan jadwal rapat. Ia dapat menetapkan tanggal rapat koordinasi, tenggat pengumpulan laporan, ataupun timeline program, kemudian menginformasikan kepada semua anggota. Dengan kata lain, Sekretaris ialah time-keeper organisasi yang mengingatkan semua pihak akan jadwal yang telah ditetapkan.

• Mewakili organisasi dalam hal administratif. Misalnya, saat berhubungan dengan pihak kecamatan/kelurahan untuk perizinan acara atau pengiriman laporan, Sekretaris dapat ditunjuk Ketua untuk berkomunikasi langsung. Wewenang ini membuat Sekretaris bisa bertindak sebagai liaison officer dalam hal birokrasi administrasi.